top of page

Le guide pour bien choisir les solutions d'impressions dans votre entreprise

L'impression joue un rôle crucial pour bon nombre d'entreprises : elle facilite la communication, la collaboration, la formation, la documentation et la visibilité. Toutefois, imprimer n'est pas sans conséquences. Entre les coûts significatifs, l'impact écologique et les risques pour la sécurité des données, choisir la bonne solution d'impression professionnelle qui répond à vos besoins spécifiques est essentiel.


Ce guide vise à éclairer les principaux éléments à connaître sur les solutions d'impression en entreprise. Nous explorerons leur potentiel pour booster la productivité, les critères essentiels à considérer pour votre choix, la variété d'options disponibles sur le marché et les démarches pour une mise en œuvre efficace.


L'objectif ? Vous fournir les clefs pour sélectionner la solution d'impression idéale et affiner la gestion de vos impressions en entreprise.


IMPRIMANTE EPSON
Solution d'impression professionnelle EPSON

Comprendre l'impact des solutions d'impression sur la productivité en entreprise


Les solutions d'impression professionnelles surpassent leur fonction première de production de documents ; elles sont un facteur clé d'amélioration des performances dans le monde des affaires. Fondamentalement, le choix judicieux et la gestion efficace de ces solutions peuvent considérablement booster la productivité d'une entreprise. Pour cela, il faut analyser l'effet des solutions d'impression sous trois prismes distincts : la rapidité et l'efficacité, l'évaluation précise des besoins d'impression et le contrôle rigoureux des coûts d'impression.


L'importance de la rapidité et de l'efficacité


Pour qu'une solution d'impression soit jugée professionnelle, elle doit répondre aux critères de rapidité et d'efficacité. Les entreprises cherchent à minimiser les délais d'attente, interrompre le moins possible les services et éviter les erreurs d'impression, autant d'obstacles qui peuvent freiner la productivité des employés et nuire à la satisfaction de la clientèle. Des imprimantes multifonctions haut de gamme offrent des prestations avancées telles que numérisation, partage et dématérialisation des documents. Il est également bénéfique d'opter pour des solutions d'impression mobiles, favorisant l'impression à distance depuis des appareils mobiles pour une plus grande simplicité et sécurité.


Évaluation des besoins d'impression selon la taille et le secteur d'activité


La taille de l'entreprise et son secteur d'activité sont déterminants dans l'évaluation des besoins en impression. Identifier ces besoins avec précision est crucial pour sélectionner une solution d'impression appropriée. Une PME axée sur les documents administratifs n'aura pas les mêmes attentes qu'une grande entreprise spécialisée dans les supports de communication ou l'édition. Pareillement, une firme industrielle produisant étiquettes et emballages différera d'une société du secteur médical, axée sur l'impression de documents confidentiels ou d'imagery médicale. Volume d'impression mensuel, types de documents, qualité et colorisation des impressions ainsi que les obligations réglementaires et environnementales doivent donc être pris en compte dans le choix.


Gestion des coûts liés aux impressions


Les coûts relatifs à l'impression peuvent s'avérer conséquents, montant parfois jusqu'à 3% du chiffre d'affaires ou budget d'une organisation. Maîtriser ces dépenses est essentiel, cela passe par une stratégie d'impression réfléchie. Rationaliser le parc d'imprimantes par la réduction du nombre d'unités individuelles au profit d'imprimantes multifonctions centralisées s'avère une approche judicieuse. Instaurer des règles d'utilisation comme l'impression recto-verso, en noir et blanc, l'authentification ou encore l'impression réservée aux invités contribue à l'optimisation. Enfin, s'orienter vers des services gérés d'impression permet de déléguer la gestion, le suivi, la maintenance et le réapprovisionnement des fournitures à un prestataire externe spécialisé.


Les critères de choix d'une solution d'impression professionnelle


Sélectionner la bonne solution d'impression pour votre entreprise implique d'examiner attentivement plusieurs facteurs clés alignés avec vos besoins et objectifs professionnels. Explorons les critères essentiels à prendre en compte pour un choix judicieux :


Volume d’impression et coût par page


Le volume d’impression, reflétant le nombre total de pages que votre entreprise produit mensuellement, dépend de sa taille et de son secteur d’activité. Il est crucial de choisir un système d’impression capable de gérer ce volume efficacement, tout en offrant une capacité, une vitesse et une fiabilité adéquates. Le coût par page, qui englobe le prix des cartouches, du papier et de la maintenance, doit être optimisé. Optez pour une solution qui réduit les dépenses d'encre et de papier, afin de diminuer ce coût moyen de façon continue.


Qualité et diversité des impressions (texte, graphique, photo)


La qualité des impressions, qu'elles soient textuelles, graphiques ou photographiques, ainsi que la capacité à gérer une gamme élargie de supports, sont essentielles. Une résolution élevée, une clarté exemplaire et une reproduction fidèle des couleurs sont des musts. Assurez-vous que l'imprimante choisie soit versatile, capable d'imprimer une variété de documents sur différents formats et types de papier.


Connectivité et intégration dans un réseau d'entreprise


Une solution d’impression performante doit s'intégrer sans heurts dans l’écosystème numérique de votre entreprise. Elle devrait garantir une connectivité flexible avec divers appareils, comme des ordinateurs, smartphones et tablettes, au moyen de connexions sans fil ou filaires. De plus, elle doit être conforme aux normes de sécurité et aux protocoles de compatibilité, favorisant une interopérabilité transparente au sein de votre réseau d'entreprise.


Solutions d’impression vertes : enjeux écologiques et durabilité


Dans une ère où la conscience écologique est primordiale, choisir des solutions d'impression respectueuses de l'environnement est plus qu'une question de marque, c'est une responsabilité. Privilégiez des dispositifs qui réduisent à la fois la consommation énergétique et l'empreinte carbone, tout en minimisant les déchets. Des matériaux durables tels que le papier recyclé, les encres à base de végétaux ou les cartouches rechargeables sont à privilégier pour concilier performance et préservation de l'environnement.


Les différentes options de solutions d’impression sur le marché


Le marché propose une multitude de solutions d'impression adaptées à toutes les exigences, tant pour les entreprises que pour les consommateurs individuels. Imprimantes, technologies, formats et services se déclinent pour influer sur le choix de la solution d'impression idéale. Découvrez ci-dessous un résumé des principales alternatives à votre disposition, ainsi que leurs points forts et leurs faiblesses.


Imprimantes jet d'encre versus laser : avantages et inconvénients


Le choix se porte souvent entre les imprimantes jet d'encre et les imprimantes laser. Les premières fonctionnent en projetant de l'encre liquide via des buses sur le papier, tandis que les secondes utilisent une poudre de toner fusible par la chaleur. Les imprimantes jet d'encre ont l'avantage d'être abordables, compactes, et excèlent en impression couleur, y compris pour les photos. Quant aux imprimantes laser, elles conviennent mieux pour des impressions rapides, silencieuses et économiques lorsqu'il s'agit de grandes quantités de documents monochromes. La décision entre ces deux technologies découlera de vos exigences en termes de volume, de qualité et de coût d'impression.


Imprimantes multifonctions et gestion de documents


Les imprimantes multifonctions, combinant numérisation, copie, fax, envoi d'e-mail et stockage de documents, existent tant en jet d'encre qu'en laser. Elles permettent de centraliser la gestion documentaire, d'optimiser l'espace, de minimiser les coûts et de booster la productivité. Ces appareils sont particulièrement pratiques pour les petites et moyennes entreprises qui gèrent différents types de documents.


Impressions grand format et impression 3D pour usages spécifiques


Les impressions grand format et l'impression 3D s'adressent à des besoins spéciaux, demandant des tailles, des matériaux ou des géométries singulières. Les impressions grand format, habituellement plus grandes que le format A3, servent à l'élaboration d'affiches, de bannières ou de supports marketing. Ces travaux nécessitent des imprimantes spécialisées, adaptées à divers supports et assurant une qualité d'impression élevée. D'autre part, l'impression 3D, avec son principe de fabrication additive, permet la création d'objets tridimensionnels en superposant des couches de matériau. Cette technique est couramment employée pour les prototypes, les pièces de rechange ou les objets sur mesure, grâce à des imprimantes 3D adaptées à divers processus et matériaux.


Solutions en cloud et mobiles : l’impression à l'ère du numérique


Les solutions d'impression numérique, comme le cloud et le mobile, innovent en termes de flexibilité, de connectivité et de sécurité. Avec le cloud, accédez à des services d'impression à distance, et simplifiez la collaboration grâce à l'accès en ligne, au stockage et au partage de documents, sans nécessiter de logiciels à installer. Les solutions d'impression mobiles vous permettent d'imprimer directement depuis vos smartphones ou tablettes via des interfaces sans fil comme le Wi-Fi ou le Bluetooth, ajoutant ainsi instantanéité et commodité à vos tâches d'impression sans dépendre d'un ordinateur.


Services de gestion déléguée des impressions (Managed Print Services)


Les Managed Print Services, ou services de gestion déléguée des impressions, représentent une solution externalisée pour la gestion complète de l'environnement d'impression au sein d'une entreprise. Ces services englobent la fourniture, l'installation, la maintenance et le renouvellement de toute la flotte d'imprimantes, y compris les consommables, les logiciels et les services associés, allant de la surveillance à l'optimisation des impressions.


L'objectif des MPS est de proposer une stratégie d'impression personnalisée, alignée sur les besoins spécifiques et les objectifs stratégiques de l'entreprise. L'adoption des MPS conduit à une réduction notable des coûts d'impression, à une amélioration de la qualité et de la sécurité des documents, et à une contribution significative au développement durable, par une gestion plus écoresponsable des ressources d'impression.


Conclusion


Il est clair que les solutions d'impression professionnelles jouent un rôle crucial dans la gestion documentaire des entreprises. Ces solutions tout-en-un offrent la possibilité d'imprimer, numériser et partager des documents de manière sécurisée et performante. Elles conviennent parfaitement à des organisations de tout type et taille, répondant à une variété de besoins, qu'il s'agisse d'impressions quotidiennes ou spécialisées telles que le grand format, la production ou même l'impression mobile.


Lorsque vous envisagez d'adopter une solution d'impression pour votre entreprise, plusieurs facteurs clés doivent être considérés. Cela comprend le volume d'impression mensuel, le coût par page, la qualité d'impression souhaitée, la variété des tâches à accomplir, la facilité de connexion au réseau de l'entreprise, sans oublier l'impact écologique et la durabilité du système choisi. Informez-vous sur les différentes technologies disponibles, telles que les imprimantes à jet d'encre ou laser, multifonctions, spécialisées en grand format ou 3D, ainsi que sur les options de cloud et de mobilité, et les services de gestion d'impression gérés.


Ne tardez plus pour améliorer l'efficacité de votre environnement d'impression. Contactez-nous aujourd'hui pour un diagnostic gratuit et un accompagnement sur mesure. Nous vous aiderons à trouver la solution d'impression professionnelle idéale qui se aligne avec vos besoins spécifiques et vos aspirations commerciales.

Comments


Une question ? Une demande ?

Veuillez remplir le formulaire ci-dessous.

Merci pour votre envoi !

bottom of page